Die Frage, die sich jeder Veranstalter als Erstes stellt: Was darf das Catering kosten? Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Geburtstag – das Essensbudget ist oft der größte Einzelposten. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du realistisch kalkulierst, versteckte Kosten vermeidest und das Maximum aus deinem Budget herausholst.
Die wichtigsten Kostenfaktoren
Catering-Preise setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen. Wer diese kennt, kann gezielt verhandeln und Überraschungen vermeiden.
1. Art des Caterings
Ein Fingerfood-Empfang kostet deutlich weniger als ein gesetztes 5-Gang-Menü mit Weinbegleitung. Buffets liegen preislich dazwischen und bieten den Vorteil, dass Gäste selbst wählen können. Die Catering-Art ist der größte Hebel bei der Budgetplanung.
2. Personenanzahl
Grundsätzlich gilt: Je mehr Gäste, desto günstiger der Pro-Kopf-Preis. Caterer kalkulieren mit Fixkosten (Anfahrt, Equipment, Personal) und variablen Kosten (Wareneinsatz). Ab 50 Personen sinkt der Stückpreis spürbar, ab 100 nochmals.
3. Getränke
Getränke werden häufig unterschätzt. Rechne mit 0,5 Litern Softdrinks und mindestens 0,3 Litern Wein oder Bier pro Person und Stunde. Eine Getränkepauschale kann günstiger sein als die Abrechnung nach Verbrauch, vor allem bei Feiern mit offenem Ende.
4. Personal und Service
Servicekräfte kosten in der Regel 25-35 Euro pro Stunde. Für ein gesetztes Dinner rechne mit einer Servicekraft pro 15-20 Gäste. Für Buffets reicht eine pro 30-40 Gäste. Vergiss nicht die Auf- und Abbauzeiten, die ebenfalls berechnet werden.
Pro-Kopf-Preise: Was kostet Catering wirklich?
Die folgende Tabelle gibt dir realistische Richtwerte für Deutschland im Jahr 2026. Die Preise verstehen sich inklusive Essen, exklusive Getränke und Service.
| Catering-Typ | Pro Person (netto) | Geeignet für |
|---|---|---|
| Fingerfood-Empfang | 18 – 35 € | Networking, Vernissagen |
| Kaltes Buffet | 25 – 45 € | Sommerfeste, Geburtstage |
| Warmes Buffet | 35 – 65 € | Firmenfeiern, Jubiläen |
| 3-Gang-Menü (serviert) | 45 – 80 € | Hochzeiten, Gala-Dinner |
| 5-Gang-Menü (serviert) | 70 – 130 € | Hochzeiten, Fine Dining |
| Foodtruck | 12 – 25 € | Festivals, Outdoor-Events |
| BBQ / Grill-Catering | 30 – 55 € | Gartenpartys, Teamevents |
Beispielrechnung: Hochzeit mit 80 Gästen
So könnte eine realistische Kalkulation für eine Hochzeit in Süddeutschland aussehen:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Sektempfang mit Fingerfood (80 Pers.) | 1.200 € |
| 3-Gang-Menü serviert (80 Pers. x 65 €) | 5.200 € |
| Getränkepauschale 5 Stunden (80 x 35 €) | 2.800 € |
| Mitternachtssnack | 600 € |
| Servicepersonal (6 Kräfte x 8 Std.) | 1.440 € |
| Equipment-Miete (Geschirr, Gläser) | 480 € |
| Anfahrt und Logistik | 350 € |
| Gesamtbudget | 12.070 € |
| Pro Kopf (gesamt) | ca. 151 € |
7 Tipps zum Budget-Sparen
- Buffet statt serviertem Menü: Spart bis zu 30 % Personalkosten und ist bei vielen Gästen sogar geselliger.
- Saisonale Zutaten wählen: Ein Menü mit saisonalen Produkten ist günstiger und schmeckt besser. Spargel im Juni, Wild im Herbst.
- Getränkepauschale verhandeln: Bei längeren Events lohnt sich eine Pauschale fast immer. Frag nach gestaffelten Preisen.
- Weniger Gänge, mehr Qualität: Ein herausragendes 3-Gang-Menü beeindruckt mehr als ein mittelmäßiges 5-Gang-Menü.
- Eigenes Geschirr nutzen: Wenn die Location Geschirr hat, entfällt die Mietgebühr – das spart schnell 300-500 Euro.
- Frühzeitig buchen: Caterer geben bei Buchungen 3-6 Monate im Voraus oft bessere Konditionen.
- Kinderteller einplanen: Für Kinder unter 12 reicht ein halber Preis. Das senkt den Gesamtbetrag bei Familienfeiern deutlich.
Versteckte Kosten, die du kennen solltest
Im Angebot steht oft nur der Grundpreis pro Person. Achte auf diese Zusatzposten, die gerne vergessen werden:
- Korkgeld: Wenn du eigene Getränke mitbringst, verlangen manche Caterer 3-8 Euro pro Flasche.
- Auf- und Abbauzeit: Servicekräfte rechnen oft Stunden vor und nach dem Event ab.
- Probemenü: Viele Caterer bieten ein Probemenü an – manchmal kostenpflichtig (50-150 Euro).
- Überstunden: Geht die Feier länger als vereinbart, wird stundenweise nachberechnet.
- Mehrwertsteuer: Viele Angebote sind netto. Rechne immer 19 % MwSt. drauf.
Frag bei jedem Angebot explizit: Ist das ein Endpreis inklusive MwSt., Personal und Anfahrt? So vermeidest du böse Überraschungen am Ende.
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